¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal emprendido con la finalidad de crear un producto, servicio o resultado único.
La naturaleza de este temporal, lo único que indican que tiene un principio y un final definido.
El final del proyecto se alcanza cuando el objetivo se ha alcanzado o cuando esto finaliza porque sus objetivos no pueden cumplir o cuando las necesidades creadora del proyecto ya no es válida.
Su objetivo es alcanzar las metas y concluir
Un proyecto puede crear:
- Un producto que sea un componente de otro una mejora o un producto o uno nuevo.
- Un servicio o competencia para realizar un servicio.
- El resultado tal como un documento.
Las características de un proyecto son:
- Es único.
- Por naturaleza es temporal con fechas de inicio y fin.
- Estos son completados cuando sus objetivos son alcanzados o se determinan que el proyecto ya no es variable.
- Un proyecto exitoso es aquel que cumple con las expectativas de los interesados.
¿Qué son las operaciones?
Son únicas y repetitivas.
Implica un trabajo que es continuo sin fecha de finalización y constantemente se repite el mismo proceso y se obtiene el mismo resultado.
Su objetivo es mantener a la organización funcionando.
Diferencias entre proyecto, programa y portafolio
- Un proyecto aplica los proyectos.
- Un programa recoge y reúne un grupo de proyectos o sub- proyectos relacionados, con el objetivo de obtener una mejor gestión y control del trabajo.
- Un portafolio alinea todos los proyectos / programas / portafolios / sub-portafolios / operaciones con el objetivo de alcanzar la estrategia de una organización.
¿Qué es un gestor de proyectos?
- Es aquella persona que tiene la responsabilidad total del planteamiento y la ejecución acertada de cualquier proyecto. Así como, la responsabilidad de alcanzar los objetivos de este.
- Dependiendo la estructura de la organización, los gestores de proyectos también son llamados: gerente de proyecto, director de proyecto, líder del proyecto, encargado del proyecto.
¿Cuáles son las habilidades de un gestor de proyectos exitoso?
- Habilidades de comunicación.
- Habilidades organizativas y de planificación.
- Habilidades de manejó de conflictos.
- Habilidades de negociación e influencia.
- Habilidades vialidades de liderazgo.
- Habilidades de trabajo y mi motivación.
- Toma de decisiones.
- Conciencia política y cultura.
- Tormento de la confianza
- Coaching
Competencias que todo gestor de proyectos debe poseer.
- Conocimiento referencia a que tanto conoce de la metodología de la gestión de proyectos.
- Desempeño referencia a que se sea capaz de aplicar su conocimiento de la metodología de la gestión de proyectos.
- Personal referencia a cómo se comporta el momento de realizar las actividades relacionadas al proyecto la efectividad personal abarca las actitudes de las características centrales de la personalidad y las habilidades de liderazgo.
Estructuras organizacionales
- Funcionales
- Proyectadas
- Matricial
Ciclo de vida de un proyecto
- Es la serie de fases por las que pasa un proyecto de inicio a fin.
- Generalmente las fases son consecuenciales la numeración y el nombre de esas serán determinadas por las necesidades de control de la gestión de las organizaciones involucrada en el proyecto la naturaleza de este o su área de aplicación.
- Todos los proyectos se pueden mapear a la siguiente estructura del ciclo de vida.
Comenzar el proyecto
- Organizar y preparar
- Llevar a cabo el proyecto
- Cierre del proyecto
Grupo de procesos de la gestión de proyectos
- Iniciación reconoce la existencia de un proyecto así como la existencia de una nueva fase y el comienzo de esta.
- Planificación es el proceso de la formulación y revisión de las metas y objetivos del proyecto.
- Ejecución implica La apuesta en práctica de lo planificado.
- Monitoreo y control es donde se mide el rendimiento del proyecto para determinar si el proyecto sigue manteniéndose fiel al alcance y los objetivos.
- Cierre realiza el cierre formal y ordenado de todas las actividades planificadas y ejecutadas.
Tipo de relaciones fase a fase
- Relaciones secuenciales una fase debe de finalizar antes de que pueda comenzar la siguiente.
- Relaciones superpuestas una fase puede comenzar antes de que se complete la anterior.
Cómo identificar a los interesados
- Los interesados son todas aquellas personas grupos u organizaciones que podrían ser beneficiados impactados por una decisión actividad o un resultado del proyecto.
- Es necesario importante analizar y documentar toda la información relevante con respecto a sus intereses participación influencia e impacto potencial en el éxito del proyecto.
- Registro y análisis de los interesados
X impacto
Y influencia
Mantener satisfecho
Gestionar de cerca
Monitorear
Mantener informado
Iniciando el proyecto
- Qué son las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
- La metodología de la gestión de proyectos se conforma de 49 procesos que a su vez son agrupados de 10 diferentes áreas de conocimiento.
- Un área de conocimiento representa un conjunto completo de conceptos términos y actividades que conforman un campo profesional de la gestión de proyectos o un área de especialización.
Las áreas de conocimiento grupal a varios procesos en base a factores comunes.
- Gestión de la integración.
- Gestión del alcance.
- Gestión del tiempo.
- Gestión del costo.
- Gestión de la calidad.
- Gestión de los recursos.
- Gestión de la comunicación.
- Gestión de los riesgos.
- Gestión de las compras.
- Gestión de los grupos de interés.
¿Cómo nacen los proyectos?
Siete tipos de necesidades y demandas
1. Demanda del mercado
2. Oportunidades estratégicas / necesidades de negocio
3. Solicitud del cliente
4. Avance tecnológico
5. Requerimiento legal
6. Consideraciones medioambientales
7. Necesidad social
¿Qué son los estudios de factibilidad?
• Ayudar a determinar si el proyecto es viable.
• Ayúdame a determinar la probabilidad de que el proyecto tenga éxito.
• Además de examinar la viabilidades del producto servicio resultado del proyecto.
• La decisión final de sobre la selección de un proyecto realiza el patrocinador del proyecto.
Desarrollo del Acta de constitución del proyecto
• Consiste en desarrollar el documento que formalmente autoriza la existencia del proyecto.
• Tuve autoridad organizacional de gestión de proyectos.
• El beneficio de este proceso es que define el inicio del proyecto además de los límites de este se crea un récord por medio del proyecto y es la manera en que de alta gerencia acepte y se comprometa con proyecto.
Principio de triple restricción
• Alcance
• Tiempo
• Presupuesto
• Además de calidad, recursos y riesgos
Inputs
• Declaración del proyecto del trabajo
• Casos de negocio
• Acuerdos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Técnicas de facilitación
Outpunts
• Acto de constitución del proyecto
Identificar a los grupos de interés
• Consiste en identificar a las personas grupos u organizaciones que pudiera ser afectados por una decisión actividad o el resultado del proyecto.
• Es necesario analizar y documentar toda la información relevante acerca de sus intereses participación en interdependencias influencia y el impacto potencial en el éxito del proyecto.
• El beneficio está que este proceso permite gestor de proyectos identificar hacer este enfoque para cada grupo de interés.
Inputs
• Acta de Constitución del proyecto.
• Documentos y actualizaciones / compras
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
• Amaneciste de los grupos de interés
• Juicio de expertos
• Reuniones
Outpunts
• Registro de los grupos de interés
Desarollar el plan para la dirección del proyecto.
Consiste en definir, preparar, coordinar y posteriormente, integrar todos los planes subsidiarios que formarán el plan para la dirección del proyecto.
Es impresionante que aquí se defina y documente los procesos que se usarán de para la gestión del proyecto.
Inputs
• Acta de Constitución del proyecto
• Ouputs de otros procesos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Técnicas de facilitación
Outputs
• Plan para la dirección del proyecto
Planificar la gestión del alcance
Consiste en definir y controlar que si forma parte y que no forma parte del proyecto
El alcance abarca: el producto / servicio / resultado del proyecto, además de los entregables que el proyecto pretende producir.
Tiene como propósito crear el plan de la gestión del alcance y desarrollar los requerimientos del plan para la dirección del proyecto.
Inputs
• Acta de Constitución del proyecto
• Plan para la dirección del proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Reuniones
Outputs
• Plan de la gestión del alcance
• Plan de la gestión de los requisitos
Recopilar requisitos
Consiste en definir cómo va a lucir el producto / servicio / resultado final del proyecto.
Describe que está incluido en el trabajo del proyecto.
Los requisitos son aquellos que describen las características de las entregables finales. Normalmente son condiciones que deben de ser cumplidas, también pueden ser criterios que producto / servicio debe de contener para alcanzar los objetivos del proyecto.
El beneficio es que documenta las necesidades y expectativas del patrocinador del proyecto, de los clientes y de los grupos de interés.
Inputs
• Acta de constitución del proyecto
• Plan de gestión del alcance.
• Plan de la gestión de los requisitos.
• Plan para la gestión de los grupos de interés.
• Requisitos de los grupos de interés.
Herramientas y técnicas
• Entrevistas, focus groups, talleres, cuestionarios, encuentras berchmarking, observaciones, prototipos
• Técnicas grupales de creatividad y toma de decisiones
• Diagrama de contexto y análisis documental.
Outputs
• Documentación de los requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
Definir el alcance
El alcance puede referirse al del producto / servicio / resultado o al alcance general del proyecto.
El plan de la gestión del alcance es usado para desarrollar y documentar a detalle la descripción de los entregables del proyecto y el trabajo necesario para la producirlos.
Este proceso tiene un desarrollo progresivo, en medida que se van conociendo más detalles.
El beneficio de este es que describe los límites del producto / servicio / resultado, mediante la definición de cuáles de los requisitos recolectados serán incluidos o no del alcance del proyecto.
Inputs
• Acta de constitución del proyecto
• Plan de la gestión del alcance
• Documentación de los requisitos
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y Técnicas
• Juicio de expertos
• Análisis del producto
• Generación de alternativas
• Talleres facilitados
Outputs
• Enunciado del alcance del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto
Crear la estructura de desglose de trabajo
La estructura de desglose de trabajo (WBS) mapea a los entregables del proyecto con los sub-entregables y otros componentes provenientes de cada entregable principal en un formato de gráfico.
Es el proceso de desglosar los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños, más manejables. (Paquetes de trabajo)
El beneficio es que provee una visión estructurada de que necesitas ser entregado.
Inputs
• Plan de la gestión del alcance
• Enunciado del alcance del proyecto
• Documentación de los requisitos
• Factores ambientas de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
Herramientas y Técnicas
• Descomposición
• Juicio de expertos
Outputs
• Línea base de alcance
• Actualización de los documentos del proyecto
Definir el alcance del proyecto detallar descendentemente asignar las actividades y personas
Revisar el progreso de las actividades y que se requiere para cumplir las actividades.
